Te is élvezheted a digitális könyvelés előnyeit! De hogyan?
2025. január 12.
2005. óta foglalkozom külföldi ügyfelekkel, elsősorban német nyelvterületről. Ezek főleg olyan társaságok, akiknek székhelye az Unió másik tagállamában van, azonban valamilyen tevékenységet Magyarországon is folytat, amihez nem szükséges magyar cég vagy fióktelep, hanem elegendő egy magyar adószám.
Mivel annak idején a külföldi partnerekkel a személyes kapcsolattartás szóba se jöhetett, minden információcsere emailen történt. Az adóbevallásokat ezekből el lehetett készíteni, az adót el tudták külföldről utalni, meghatalmazottként az adóhatóság üzeneteit belföldön megkaptuk. Minden adott volt így is a szakszerű adóképviselethez. Sok év telt el így, mialatt az alapvető kapcsolattartás is ez irányba tendált.
2020-ban aztán azoknak az ügyfeleknek a többsége is, akik addig személyesen szerettek kapcsolatot tartani, áttért a telefonos egyeztetésre vagy az online meetingekre.
Nem volt kérdés előttem, hogy papírmentes digitális könyvelőirodát szeretnék kialakítani, ahová minden információ elektronikusan érkezik és elsősorban emailen kommunikálunk. Megkímélve ezzel egymást az ügyfelekkel nem csak az időigényes utazásoktól, hanem az egymáshoz való alkalmazkodástól.
A munkatársaink távmunkában otthonról tudnak dolgozni, vagy ahonnan szeretnének, időben és helytől függetlenül. Megteremtve ezzel a lehetőséget arra, hogy életük különböző területeit a saját igényeik alapján egymáshoz hangolhassák.
Mitől digitális egy könyvelő iroda?
- kapcsolatfelvétel online történik: az ügyfélmegkeresések a weboldalról vagy emailen érkeznek elsősorban
- adatok áramlása elektronikusan zajlik: nem fogadunk információt fizikai papíron. Ügyfeleink egy dedikált tárhelyre töltik fel a bizonylataikat
- online számlázók esetén könyvelői jogosultságot kérünk, ahol ez lehetséges. Ha az ügyfél szeretné, mi magunk letöltjük a cég által kiállított számlákat a számlázóból
- a banki forgalom könyvelését segíti, ha a bankkivonatokat megküldik hozzánk elektronikus formában is: xml, xls, csv, campt – banktól függően. A pdf formátumú bankszámlakivonat emellett elengedhetetlen, mert csak ez tartalmazza a nyitó és záró egyenlegeket, ami nélkül a bankkönyvelés lehetetlen.
- másik megoldás a banki adatok beemelésére a bankszamlakivonat.hu felülettel való összekötés, ami megoldja, hogy külső felek úgy férjenek hozzá a banki adatokhoz, hogy pénzt kezelni, utalni nem tudnak. A kapcsolatot 90/180 naponta kell megújítani.
- a magyar adózás már jó ideje csak elektronikusan működik, bevallást már csak elektronikusan nyújtunk be, a beszámolókat online tesszük közzé. Egy esetleges ellenőrzés során a számlákat és dokumentumokat szkennelve kell csatolni. Nem beszélve arról, hogy ezeket nagyon rövid időn belül, gyakran 3 napon belül kell produkálni. Megállítaná a könyvelőiroda életét, ha az értesítő átvételekor kezdenénk számlákat szkennelni. Már nem is emlékszem, utoljára mikor vittem dossziékban papíron ellenőrzésre anyagot a nav-hoz.
Egy digitális könyvelőiroda az alábbi előnyökkel jár:
- Az adatbázisokból elektronikusan átvett adatok pontosak, a manuális feldolgozásból eredő hibakockázat jelentősen kisebb.
- Az automatizációk révén az adatfeldolgozás gyorsabb.
- Nincs szükség iratok szállítására, ami időt vesz el mindkét féltől.
- Ügyfél és könyvelő lehet egymástól teljesen távol, nem szükségszerű a helyi szolgáltató választása.
- Mivel minden számla, dokumentum rendelkezésre áll elektronikusan, könnyebben elő is lehet azokat keresni.
- A vállalkozás is visszakeresheti a mentett adatokból, amire neki szüksége van, nem kell várni a könyvelőre, hogy előkeresse.
- Fenntarthatóbb a rendszer a környezetre nézve is, jóval kevesebb papírt használunk, illetve üzemanyagot is kevesebb égetünk a felesleges utazások elkerülésével.
Mint mindennek, ennek is lehetnek hátrányai az előnyök mellett:
- Az eredeti papírszámlák rendszerezése és megőrzése a vállalkozása hárul. Bár korábban is az ügyfél őrizte tovább, ha az üzleti év zárása után a bizonylatait dossziékba rendezve visszakapta könyvelőjétől.
- A kapcsolattartás is áthelyeződik túlnyomó részt az online térbe online megbeszélések formájában, ami nem mindenkinek komfortos.
- Az online infrastruktúrának is meg vannak a költségei. Most dossziék helyett szoftvereket vásárolunk vagy bérlünk. Ha összeszámolnám hány szoftverrel vagy online felülettel kell dolgoznunk, könnyedén összejönne legalább 20.
- A magas szoftverigény és a villámgyorsan fejlődő online világ nagyfokú alkalmazkodóképességet követel meg tőlünk és a teljes könyvelő szakmától, hogy ne csak kullogjunk az újdonságok után, hanem mi magunk keressük a jobbnál jobb megoldásokat, ami egyszerűsíti a munkánkat vagy fejleszti a szolgáltatásunkat. Az utóbbi 5-10 évben a fejlődés villámsebességre kapcsolt, ezért a szakmai ismeretek naprakészen tartása mellett (ahol szintén gyakori a változás) a digitális világgal való lépéstartásra is jelentős időt kell szánni. Az új szoftverek vagy online megoldások gyakori implementálása a mindennapi munkánk része lett.
Digitális könyvelő irodánk ügyfelei olyan vállalkozók, akik maguk is fejlődni vágynak és nyitottak az új megoldásokra. Ez a szemlélet nem csak a minket érintő adminisztráció szempontjából üdvözlendő, hanem saját piacukon is versenyelőnyt biztosíthat számukra.
Összességében nem vágyom vissza a papíralapú hőskorba, sőt nagy élvezettel keresem és próbálom ki a legújabb megoldásokat, amikből ki tudjuk választani az igényeinknek legjobban megfelelőt. Még ha ez idő és energiaigényes folyamat is.
A digitális könyvelés hosszú távú előnyei vitathatatlanok, ezek a hatékonyság, a pontosság és a fenntarthatóság.
Gálfy Lívia