Du kannst auch die Vorteile der digitalen Buchhaltung genießen!
Aber wie?

12. Januar 2025

Seit 2005 arbeite ich mit ausländischen Kunden, hauptsächlich aus dem deutschsprachigen Raum. Diese sind meist Unternehmen, deren Hauptsitz sich in einem anderen EU-Mitgliedstaat befindet, die jedoch auch in Ungarn tätig sind, für welche keine ungarische Firma oder Niederlassung, sondern nur eine ungarische Steuernummer erforderlich ist.

Da damals der persönliche Kontakt mit ausländischen Partnern nicht in Frage kam, fand jeder Informationsaustausch per E-Mail statt. Aus diesen Informationen konnten die Steuererklärungen erstellt werden, die Steuern konnten aus dem Ausland überwiesen werden und als Bevollmächtigte erhielten wir die Nachrichten der Steuerbehörde im Inland. Auch so waren alle Voraussetzungen für eine fachgerechte Steuerverwaltung gegeben. Viele Jahre vergingen auf diese Weise, währenddessen sich auch die grundlegende Kommunikation in diese Richtung entwickelte.

2020 wechselte dann die Mehrheit der Kunden, die bis dahin den persönlichen Kontakt bevorzugt hatten, zur Telefonkommunikation oder zu Online-Meetings. Es stand für mich außer Frage, dass ich ein digitales Bubhhaltungsbüro ohne Papierdokumenten einrichten wollte, in das alle Informationen elektronisch eingehen und wo wir hauptsächlich per E-Mail kommunizieren. Damit ersparen wir uns und den Kunden nicht nur die zeitaufwendigen Reisen, sondern auch die gegenseitige Anpassung.

Unsere Mitarbeiter können von zu Hause aus oder von überall, unabhängig von Zeit und Ort, im Homeoffice arbeiten. Dies bietet ihnen die Möglichkeit, die verschiedenen Bereiche ihres Lebens nach ihren eigenen Bedürfnissen aufeinander abzustimmen.

 

Was macht ein Buchhaltungsbüro digital?

 

• Die Kontaktaufnahme erfolgt online: Kundenanfragen kommen hauptsächlich über die Website oder per E-Mail.
• Der Datenfluss erfolgt elektronisch: wir erhalten keine Informationen auf physischem Papier. Unsere Kunden laden ihre Belege auf einen dedizierten Speicherplatz hoch.
• Bei Online-Rechnungsstellern beantragen wir Buchhaltungsberechtigungen, wo dies möglich ist. Wenn der Kunde möchte, laden wir die vom Unternehmen ausgestellten Rechnungen direkt aus dem Rechnungssteller herunter.
• Die Buchhaltung des Bankverkehrs wird erleichtert, wenn die Bankauszüge uns auch in elektronischer Form gesendet werden: xml, xls, csv, campt – je nach Bank. Das PDF-Format der Bankauszüge ist unerlässlich, da nur dieses die Anfangs- und Endsaldo enthält.
• Eine andere Lösung für die Integration der Bankdaten ist die Verbindung mit der Plattform bankszamlakivonat.hu, die es externen Parteien ermöglicht, auf die Bankdaten zuzugreifen, ohne Geld überweisen zu können. Die Verbindung muss alle 90/180 Tage erneuert werden.
• Die ungarische Besteuerung funktioniert schon seit langer Zeit nur elektronisch, Steuererklärungen werden nur elektronisch eingereicht, und die Jahresabschlüsse werden online veröffentlicht. Im Falle einer möglichen Überprüfung müssen die Rechnungen und Dokumente gescannt angehängt werden. Ganz zu schweigen davon, dass diese oft innerhalb von sehr kurzer Zeit, häufig innerhalb von drei Tagen, vorgelegt werden müssen. Es würde das Leben des Buchhaltungsbüros stoppen, wenn wir erst bei Erhalt der Benachrichtigung mit dem Scannen der Rechnungen beginnen würden. Ich erinnere mich nicht mehr, wann ich zuletzt Unterlagen in Ordnern auf Papier zu einer Überprüfung beim Finanzamt gebracht habe. 
   

Ein digitales Buchhaltungsbüro bietet folgende Vorteile

 

• Die aus den Datenbanken elektronisch übernommenen Daten sind genau, das Risiko von Fehlern durch manuelle Eingabe ist deutlich geringer.
• Durch Automatisierungen ist die Datenverarbeitung schneller.
• Es ist kein Transport von Dokumenten erforderlich, was beiden Parteien Zeit spart.
• Kunde und Buchhalter können völlig unabhängig voneinander sein, es ist nicht notwendig, einen lokalen Dienstleister zu wählen.
• Da alle Rechnungen und Dokumente elektronisch verfügbar sind, lassen sie sich leichter finden.
• Das Unternehmen kann selbst auf die gespeicherten Daten zugreifen, die es benötigt, ohne auf den Buchhalter zu warten, bis er sie findet.
• Das System ist auch aus Umweltsicht nachhaltiger, wir verwenden deutlich weniger Papier und verbrennen weniger Treibstoff, indem wir unnötige Reisen vermeiden. 
   

Wie alles hat auch dies neben den Vorteilen mögliche Nachteile

 

• Die Organisation und Aufbewahrung der Originalpapierrechnungen liegt beim Kunden. Obwohl der Kunde auch früher die Unterlagen aufbewahrten sollte, wenn er seine Belege in Ordnern sortiert nach dem Geschäftsjahrabschluss von seinem Buchhalter zurückbekam.
• Die Kontaktaufnahme verlagert sich größtenteils in den Online-Bereich in Form von Online-Meetings, was nicht für jeden komfortabel ist.
• Auch die Online-Infrastruktur hat ihre Kosten. Anstelle von Ordnern kaufen oder mieten wir jetzt Software. Wenn ich zusammenrechnen würde, mit wie vielen Softwares oder Online-Plattformen wir arbeiten müssen, kämen leicht mindestens 20 zusammen.
• Der hohe Softwarebedarf und die rasante Entwicklung der Online-Welt erfordern eine große Anpassungsfähigkeit von uns und der gesamten Buchhaltungsbranche, nicht nur, um den Neuheiten hinterherzuhinken, sondern um selbst nach besseren Lösungen zu suchen, die unsere Arbeit vereinfachen oder unseren Service verbessern. In den letzten 5-10 Jahren hat sich die Entwicklung auf Höchstgeschwindigkeit beschleunigt, daher müssen wir neben dem aktuellen Fachwissen (wo auch häufig Änderungen gibt) auch erhebliche Zeit darauf verwenden, mit der digitalen Welt Schritt zu halten. Die häufige Implementierung neuer Software oder Online-Lösungen ist zu einem Teil unserer täglichen Arbeit geworden. Die Kunden unseres digitalen Buchhaltungsbüros sind Unternehmer, die sich selbst entwickeln möchten und offen für neue Lösungen sind. Diese Einstellung ist nicht nur im Hinblick auf die uns betreffende Verwaltung zu begrüßen, sondern kann ihnen auch auf ihrem eigenen Markt einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Insgesamt sehne ich mich nicht nach der papierbasierten Heldentat zurück, sondern suche und teste mit großem Vergnügen die neuesten Lösungen, aus denen wir diejenigen auswählen können, die unseren Bedürfnissen am besten entsprechen. Auch wenn es ein zeitaufwendiger und energieintensiver Prozess ist.

Die langfristigen Vorteile der digitalen Buchhaltung sind unbestreitbar: Effizienz, Genauigkeit und Nachhaltigkeit.

Livia Galfy